نحوه سؤال کردن مدیران باهوش و کارآمد در محل کار
افراد باهوش از دیگران سؤالاتی می پرسند که پاسخ‌های خوب و متنوعی دارد و می توانند چیزهای خوبی از آنها یاد بگیرند.
مشکل اینجاست که ما سؤالات محدودکننده‌ای داریم. بگونه‌ای سؤال می کنیم که پاسخ آن از قبل مشخص است. حتی در خیلی موارد اصلاً به پاسخ طرف مقابلمان توجه نداریم. چون طوری سؤال می‌پرسیم که پاسخ آن واضح و روشن است.
سؤالات اشتباه در محیط کار و بهترین جایگزین برای آنها:
▪️سؤالاتی که برای دریافت تائید دیگران پرسیده می شود
این سؤالات تنها ذهن طرف مقابل را محدود می کند. پس او به جای فکر کردن و ارائه بهترین راه حل، تنها پاسخ دلخواهتان را به شما می دهد. مانند اینکه بپرسیم: “بهتر نیست آن سفارش را همین طور که هست تحویل دهیم؟ به نظر شما باز هم باید منتظر بمانیم؟”
خیلی از این سؤالات تنها یک پاسخ دارند و پاسختان کاملاً واضح و روشن است.
می توانید این سؤالات را بدین صورت مطرح کنید:
“به نظر شما درباره این سفارش‌ها چه کاری می توانیم انجام بدهیم؟ فکر می کنید بهتر است چه کار کنیم؟”
این سؤالات پاسخ اصلی را در بر ندارد و هر یک از آنها به طرف مقابل امکان می دهد درباره پاسخ خوب فکر کنند. برای این سؤالات پاسخ‌های زیادی هم وجود دارد.
▪️سؤالاتی که تنها دو گزینه پیش روی طرف مقابل قرار می دهد
تصور کنید می خواهید یک سفارش به دست مشتری برسانید اما در بین راه متوجه می شوید کیفیت مطلوبی ندارد. درباره آن چاره اندیشی می کنید و فقط دو راه حل برای آن دارید که هر دو جوانب مثبت و منفی دارند. اکنون از اعضای گروهتان سؤال می کنید و دو راه حل مقابلشان می گذارید. “به نظر شما باید تمام کار را از اول شروع کنیم؟ یا باید ادامه دهیم و امیدوار باشیم مشتری متوجه نقصان سفارش نمی شود؟”
اعضای تیم یکی از این دو راه حل را انتخاب می کنند؛ زیرا تنها دو راه حل محدود وجود دارد و ذهنشان به همین دو راه معطوف است. قطعاً راه حل بهتری هم وجود دارد که شما به آن توجه نکرده‌اید.
پس با پرسش اشتباه و محدودتان، قدرت تفکر درباره راه سوم را از اعضای تیم گرفته‌اید. نباید ذهن اعضای گروهتان را تنها با چند راه حل محدود کنید.
▪️سؤالاتی که واقعاً برای دانستن پرسیده نشده‌اند
فکر می کنید اگر درباره چیزی سؤال کنید ضعف خود را نشان داده‌اید؟ آیا به‌عنوان یک مدیر ضعیف و آسیب پذیر جلوه می کنید؟ شاید حق با شما باشد. بهترین راه این است به جای سؤال پرسیدن، توضیح بخواهید. سؤال خود را به این صورت مطرح کنید:
“راه حل شما مرا تحت تأثیر قرار داد. تصور کنید من هیچ اطلاعی در این باره ندارم، چطور می توانید آن را برایم توضیح دهید؟”
نکاتی درباره نحوه بیان سؤال:
▪️سؤال خود را در قالب یک جمله بیان کنید
باید سؤالاتتان را واضح و با جزئیات بپرسید، اما تنها به یک جمله محدود شوند. برای مثال: “چطور می توان کیفیت محصول را بهبود داد؟”
▪️تنها وقتی برای سؤالاتتان گزینه‌ای مطرح کنید که هیچ گزینه دیگری ممکن نیست
البته این موضوع در بیشتر مواقع صادق نیست؛ زیرا معمولاً برای هر مشکلی راه حل‌های زیادی وجود دارد.
▪️پاسخ را در سؤالات خود نگنجانید
اگر پاسخ را می دانید، نیاز نیست آن را در سؤالتان بگنجانید. پس سؤالاتی که می پرسید، نباید پاسخ‌های احتمالی داشته باشد.
▪️تا جای ممکن کمتر حرف بزنید
وقتی از دیگران سؤال می کنید به معنای آن است که می خواهید چیزی که درباره این موضوع می دانند یا حدس می زنند را بدانید. پس ساکت بمانید و تنها گوش دهید. وقتی از فردی به روش درست سؤال می پرسید، باید انتظار داشته باشید چیزهای زیادی از پاسخ‌های او یاد بگیرید.
